Optimiser l’espace de travail : quelle surface pour une salle de réunion ?
Les salles de réunion sont des espaces indispensables au sein d’une entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité. Un choix judicieux de la superficie de ces salles est crucial pour assurer une atmosphère confortable et productive lors de vos rendez-vous professionnels.
Évaluer les besoins en termes de capacité
Avant de déterminer la surface nécessaire pour une salle de réunion, il est essentiel de prendre en compte la capacité d’accueil souhaitée. La capacité d’une salle se définit comme le nombre maximal de personnes pouvant être accueillies en même temps dans un espace donné. Pour cela, mettez en parallèle :
- Le nombre de collaborateurs au sein de votre entreprise ;
- La fréquence des réunions ;
- Les différents types de réunions (internes, externes).
Ces éléments vous permettront d’estimer combien de personnes devront être présentes simultanément dans la salle de réunion. Il peut être utile de prévoir une marge de sécurité, tant pour faire face à un éventuel agrandissement de l’équipe que pour éviter de surcharger l’espace.
Respecter les normes et recommandations relatives à l’aménagement des salles de réunion
Diverses normes et recommandations peuvent vous guider dans la détermination de la surface idéale pour une salle de réunion. En fonction du nombre de personnes à accueillir, certains espace minimum par personne sont généralement conseillés :
- Pour une salle de conférence : environ 1m² par personne ;
- Pour un espace dédié aux formations : 1,5 à 2m² par participant ;
- Pour une salle de travail en petit comité (moins de 10 personnes) : entre 2 et 3m² par individu.
Ces données sont cependant données à titre indicatif et il est important d’adapter votre projet aux besoins spécifiques de votre entreprise et aux contraintes inhérentes à vos locaux.
Définir la configuration de l’espace
La superficie nécessaire pour une salle de réunion doit être adaptée selon la configuration que vous souhaitez lui donner. Parmi les différentes possibilités se trouvent :
- La disposition en « U » qui favorise les échanges mais nécessite un large espace central ;
- La configuration en style « théâtre » avec des chaises alignées face à un point central, optimisant ainsi la place disponible ;
- Le schéma en classe ou en tables rectangulaires pour les participations actives en petits groupes.
La configuration choisie aura une incidence directe sur la détermination de la surface totale de la salle, ainsi que sur son agencement optimal.
Gérer la circulation à l’intérieur de la salle
Une salle de réunion doit être un espace convivial et fonctionnel. Par conséquent, il est indispensable de préserver une certaine fluidité dans les déplacements. Ainsi, pensez à :
- Laisser des espaces entre le mobilier pour faciliter les déplacements ;
- Aménager des zones d’accueil (vestiaire, coffee corner…) si possible en dehors de la surface utile de la salle de réunion ;
- Choisir des meubles faciles à manoeuvrer ou modulables selon les besoins.
Les allées de circulation
Pour que votre salle de réunion reste agréable à utiliser, il est recommandé de respecter une largeur minimale pour les allées de circulation. Les experts s’accordent généralement sur une largeur comprise entre 0,80 mètre et 1,50 mètre. Cela permettra ainsi aux participants de se déplacer aisément sans gêner les autres.
Tenir compte du matériel et de l’équipement nécessaire
Outre la capacité et l’agencement de l’espace, n’oubliez pas de prendre en compte le volume occupé par l’équipement essentiel à une salle de réunion moderne comme :
- Un vidéoprojecteur ;
- Des écrans tactiles de présentation ;
- Un système audio et de vidéoconférence ;
- Un paperboard ou tableau blanc ;
- Des prises électriques en nombre suffisant.
L’installation et l’utilisation de ces équipements doivent être prévues au moment de la conception de votre salle de réunion, pour une intégration harmonieuse à l’espace disponible.
Penser à l’accessibilité et à la luminosité de la salle
Enfin, il est primordial de garantir l’accessibilité de la salle de réunion à tous, notamment aux personnes à mobilité réduite. Prévoyez donc une superficie supplémentaire pour un accès facile à la salle ainsi qu’un espace adapté à l’intérieur. Pensez également à optimiser la lumière naturelle, tout en ajoutant des sources d’éclairage artificiel pour assurer un niveau correct de luminosité lors des réunions.
